営業日報の書き方。上司も満足！　残業知らず。

こんにちは。経営者のための文章コンサルタント松永弥生です。

今日は営業日報の書き方についてお話します。

以前セミナーに参加してくださった方が、文章のことで困っていることとして「日報を書くのが大変です。ガンバって書いても上司にダメ出しをされてしまう」とおっしゃってました。

確かに1日何軒も客先を回り、会社に戻ってから営業日報を書くのは非常に大変だと思います。

中には、営業日報を書くために残業している人も多いかもしれません。

そんな方に、上司が納得する営業日報を効率よく書く方法をお伝えします。

営業日報は会社指定のテンプレートがあればもちろんそれに従います。もしなかった場合は自分で使いやすいテンプレートを用意するのがよいです。

営業日報を書く目的を押さえておけば、何を記録すべきか明確になるので、自然とテンプレートも決まってきます。

ここでは、営業日報を書く目的を以下の３つと考えます。

まず1つ目は、情報の共有。

上司やチームのメンバーと情報を共有し、チームや社内の営業力を強化できます。

2つ目は営業活動のデータベース化。

長年仕事をしていれば、顧客の困りごとや解決方法など、ある程度のパターンが見えてきます。

行動を日報に残しておくことで、新規顧客の困りごとに対しても、解決策の検討が容易になるでしょう。

3つ目が、ToDoの明確化。

日報の最後に、今の課題とそれに対する次のアクションを明記しておきます。進捗の可視化にもなります。

顧客の基本情報と、上記を押さえているのがよい営業日報だと私は捉えています。これなら上司も、日報を読んで安心してくれるのではないでしょうか

今、書き出したように、日報に書くべき事はたくさんあります。しかも複雑で、1日の仕事が終わるまで、何件も回った先の情報を頭の中に記憶しておく事は無理ではありませんか？

私にはできません（笑

1件、終わったあとに、今のお客様とのやりとりをメモに残しておくことが肝心です。

そうは言っても、営業は次のアポイントがあって、すぐに移動しなければいけない場合も多いでしょう。昼間は1件ずつゆっくり日報を書いてる時間などありませんよね。

だから、私は質問者の方に音声入力をお勧めしました。

すべてをきっちりテキスト化しておかなくても、重要な項目をキーワードでメモ書きしておくだけで、社に戻ってから日報書くのが非常に楽になります

音声入力だったら、移動中でもメモを残せます。

スマホを立ち上げて音声入力モードにし、イヤホンのマイクに話しかけるだけでオーケーなのです。

大声を出す必要はありません。すれ違った人に聞き取られない位のボリュームで、ぼそぼそと話していても充分、テキスト化されます。

最近はAirPodなどが普及して、手ぶらで誰かと話しながら歩いている人も増えました。おかげで、歩きながら音声入力をしても、それほど目立ちません。

音声入力でメモを取るのなら、5〜10分位の時間があれば充分です。

車移動であれば、次のアポに向かう前に5分程度、情報を整理する時間として、音声入力の時間を設けてみてはいかがでしょうか。

音声入力をうまく使って日報を書く時間を短縮し、残業なしでお仕事してもらえたら嬉しいです。