仕事の効率をアップする自分マニュアル

こんにちは。経営者のための文章コンサルタント松永弥生です。

今日は、いつもと趣向を変えて「仕事の効率をアップする自分マニュアル」についてお話をします。といっても大した話ではなく……私は事務作業が苦手すぎるので、なんとかしなくちゃと自分でやっている対策の話です。

私は月1回やる経理とか、年1回の確定申告などがとっても苦手です。あと社団法人でやっている痴漢抑止バッジデザインコンテストにまつわる、各段階における事務仕事も。

ただでさえこうしたタスクが苦手という意識があるのに、月1回、年１回の頻度だと、何をやるのかよく覚えていないし、作業にどれだけ時間がかかるのかわからないし、毎回、すごく戸惑います。

作業時間の見積もりができずにいると、取り掛かるのが嫌になって先送りしてしまいます。そうすると結局ギリギリになって、バタバタ作業。それが「私ってダメだなぁ……」と自己嫌悪のきっかけになって落ち込んでしまいます。

そんなことを繰り返していたある日、私、気づいたんですね。

私は、年末におせち料理を作っているんですが、これは我ながら感心するほど段取りよく作業ができます。

おせち料理も年に1回しか作らないのに、なぜあんなに手際が良くできるのか？

答えは簡単で、短時間に複数の料理を並行して作るから、鍋・フライパン・レンジ・オーブントースターを効率よく使い回さなくちゃならない。何をどの順番で作ればいいのか？　作業手順を、一覧表にしてあったんです。

「おせち料理を手際よく作るのは、タイヘンだから事前に手順を考えておいた方がいい」と思って、準備していた。だからストレスフリーで、楽にできていたのです。

これに気づいた時、

「私は、なぜこれを仕事に応用していないんだろう？」と自分で呆れました（笑）

趣味のおせち料理じゃなくて、仕事にこそこのやり方を取り入れるべきじゃないか。と、自分突っ込みしました。

理由は単純で。

仕事でやっている一つ一つの作業は、一気におせち料理を作るほど、複雑でこみいった作業ではないと、思っていたからです。

実際、月一回の経理は、通帳を４つ記帳して、クレジットカードの明細の確認と、在庫管理と…位？　ひとつひとつは単純で、作業の数もしれています。

だから「これぐらいの事ならできる」という過信があって、わざわざマニュアルを作らなかった。

だけど、毎回「えっとー、私は何をやればいいんだっけ？」と考えるところから始めなきゃいけませんでした。

それが、めんどくさかったんです。

今、自分でこれを書いていても、かなり情けないものがありますが……。

これに気づいてから、私は繰り返し作業するものは、些細な作業に思えても、未来の自分のためにマニュアルを残すようになりました。

自分のための覚え書きだから、箇条書きレベルで充分です。

例えばこのブログも同じです。ブログの末尾にキーワード・入力・推敲・校正・タイトル画・アップロードとブログを制作する工程を書き、時間を記録しています。

これ、私にとってはブログを書くためのマニュアルなんです。

これを事前に用意しておくだけで、次に何をすればいいのか？　その作業にはどのぐらいの時間がかかるのか？　がわかります。作業時間の見積もりが取れるだけで、作業に取り掛かりやすくなります。

当たり前だけど、早く取り掛かれば早く終わる。

すごく当たり前の話なんですけれど、仕事全体の効率が良くなりました。

ブログを17本書いたあたりで気づき続けています。おかげでブログを書くのがすごく気楽になりました。

ちょっとしたことで仕事の効率がアップするなぁと思っているので、これからも仕事が上手にできるように自分なりに工夫していきたいと思っています。