ビジネスメールは簡潔でOK!

こんにちは。今日は「ビジネスメールは簡潔でOK!」と言う話をします。

「仕事関係のメールは緊張してしまう」という相談を受けました。

どういうところが緊張するんですか?　と質問すると「書き出しをどうしていいかわからない」というのです。

時候の挨拶や気の利いた一言を書き添えたいと思うのだけれど、どんなふうに書いていいかわからない。考えていると時間が経ってしまい返信が遅れて、ますます出しづらくなってしまう。

そんなお悩みでした。

それ、わかります！

なぜなら、かつての私も全く同じことで悩んでいたからです。

でも、ある日、気づきました。

これって、本末転倒だよなぁ……。って。

ビジネスメールで必要なのは、挨拶ではなくて用件です。

挨拶文を考えていて返信が遅れてしまうようでは、意味がありません。

時候の挨拶に頭をひねるより、返信を早くした方が先方には喜ばれます。

私は、ビジネスメールに、時候の挨拶も気の利いた一言も不要と割り切ることにしました。

書き出しは

いつもお世話になっております。マイメディアの松永です。

の一言。

そして、サクサクと本題に入ります。

そのように自分でフォーマットを決めてしまってからは、メールを書く苦痛が格段に減りました。

気をつけているのは、用件をわかりやすく伝えることです。

複数の用件がある時、私は、番号を振って箇条書きにしています。例えば

１）12／24の打合せについて

・・・・・・・・・・・・・・・

 

２）添付資料について

・・・・・・・・・・・

 

３）メディア掲載報告

・・・・・・・・・

 

以上です。

引き続きよろしくお願いします。

こうしておくと、読んだ方には「このメールには複数の用件が書いてある」と一目でわかるので、伝達事項の見落としがなくなります。

そして、返信する際にも

１）について　と書きやすくなるので、お互いにスムーズに情報のやりとりができます。

ビジネスメールを書くときは読みやすさと簡潔さを最優先。大事なのはスピードです！